Oberste Grundregel im freiwilligen Engagement: Ihre Tätigkeit soll Ihnen Spaß und Freude bereiten und eine Bereicherung für Sie sein!

Damit dies gelingt, lohnt es sich, folgende Punkte zu beachten:

1. Nehmen Sie unsere kostenlose Engagementberatung in  Anspruch

Das Team der Engagementberatung hilft bei der Suche nach einer für Sie passenden Tätigkeit, die Ihren Vorstellungen, Wünschen und zeitlichen Kapazitäten entspricht.

2. Probieren Sie Ihr Ehrenamt erst einmal aus

Lassen Sie sich Zeit, um Ihr Ehrenamt und das neue Team kennenzulernen. Vereinbaren Sie, dass Sie erst einmal "schnuppern" möchten, bevor Sie sich festlegen können. Lassen Sie sich die Ziele und Arbeitsweise der Einsatzstelle erklären und überlegen Sie, ob dies wirklich zu Ihnen passt.

3. Fragen Sie nach einer festen Ansprechperson

Eine feste Kontaktperson ist gerade zu Beginn eines neuen Engagements goldwert! Fragen Sie, wer Sie in der Einsatzstelle unterstützen und begleiten kann. Klären Sie ab, wie Sie diese Person bei Fragen oder Problemen am besten erreichen können.

4. Planen Sie Ihre Zeit

Wie viel Zeit Sie ins Engagement einbringen möchten entscheiden Sie! Hier gilt die Devise: jede Stunde ist kostbar. Unser Tipp: Beginnen Sie erst einmal mit weniger Stunden und muten Sie sich nicht zu viel auf einmal zu. Wenn Sie die Einsatzstelle und Ihre Aufgabe gut kennengelernt haben, können Sie Ihr Engagement bei Interesse immer noch erhöhen.  

5. Ihr Engagement sollte kein Geld kosten

Wenn Sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu Ihrer Einsatzstelle fahren oder Material für Ihr Engagement kaufen möchten, klären Sie vorher mit Ihrer Kontaktperson ab, ob und wie diese Ausgaben erstattet werden. In der Regel werden derartige Kosten von den Einsatzstellen übernommen.

6. Klären Sie die Versicherungsfrage

Freiwillig Engagierte sind normalerweise durch die Einsatzstelle, in der Sie tätig sind, unfall- und haftpflichtversichert. Dank der Bayerischen Ehrenamtsversicherung sind in Bayern auch diejenigen versichert, deren Einsatzstellen keine Versicherung für Freiwillige abgeschlossen haben. Klären Sie dies zu Beginn Ihrer Tätigkeit für den Schadensfall ab. 

7. Fragen Sie nach Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

In vielen Bereichen des freiwilligen Engagements sind Fort- und Weiterbildungen nicht nur möglich sondern sogar sehr erwünscht! Die Kosten werden häufig durch die Einsatzstellen übernommen. Fragen Sie nach!

Vor Beginn eines freiwilligen Engagements sollte alles Wichtige geklärt sein. Unsere Checkliste kann dabei helfen, keine Fragen zu vergessen:

1. Zeit und Umfang des Engagements

• Was sind meine konkreten Aufgaben?
• Was ist, wenn ich weitere Aufgaben übernehmen möchte oder wenn ich merke, dass ich doch nicht so viel Zeit habe?
• In welchem Zeitumfang möchte ich mich engagieren? (z.B. Stundenzahl pro Woche)
• Soll mein Engagement zeitlich befristet sein?  (z.B. auf ein Semester, bis Ende des Jahres o.ä.)

2. Voraussetzungen für mein Engagement

• Welche Voraussetzungen muss ich erfüllen?
• Brauche ich ein Führungs- oder Gesundheitszeugnis?
• Wer übernimmt die Kosten hierfür?
• Brauche ich besondere Kenntnisse (z.B. pädagogische Kenntnisse, Sprachkenntnisse o.ä.?)
• Brauche ich besondere Fähigkeiten?
• Muss ich meine Kenntnisse und Fähigkeiten nachweisen?
• Ist die Einsatzstelle barrierefrei? Bzw. kann ich mich mit meiner Beeinträchtigung hier engagieren? 

3. Einarbeitung

• Wie erfolgt die Einführung bzw. Einarbeitung?
• Gibt es eine "Probephase"?
• Gibt es Anleitungsgespräche?
• Gibt es schriftliche Vereinbarungen?

4. Feste Ansprechperson

• Wer ist hauptverantwortlich für meinen Aufgabenbereich?
• Wer begleitet und unterstützt mich in welcher Form?
• Wenn kann ich fragen, wenn Schwierigkeiten auftreten?

5. Partizipation

• Bin ich in ein Team eingebunden?
• Falls ja: wie bin ich eingebunden?
• Kann ich eigene Ideen einbringen?
• Was kann ich für mein Tätigkeitsfeld selbst entscheiden, wo gibt es Grenzen?

6. Fortbildung

• Gibt es Möglichkeiten der Fort- und Weiterbildung im Rahmen meines Engagements?
• Wer übernimmt die Kosten für Fort- und Weiterbildung?

7. Kostenerstattung

• Welche Kosten werden mir erstattet?
• Auf welche Weise erfolgt die Kostenerstattung?
• Gibt es andere Angebote der Einsatzstelle, die ich nutzen kann? (z.B. kostenlose Verpflegung o.ä.)

8. Versicherungen

• Bin ich über die Einsatzstelle unfall- und haftpflichtversichert?
• Gibt es einen Nachweis über diese Versicherungen?
• Wie bin ich sonst abgesichert?
• An wen muss ich mich im Schadensfall wenden?

9. Nachweise

• Erhalte ich bei Bedarf einen Tätigkeitsnachweis?

Bevor Sie Freiwillige für Ihre Organisation suchen, sollten folgende Punkte geklärt sein:

1. Klares Aufgabenprofil

• Für welche konkreten Aufgaben werden Freiwillige gesucht?
• Ist die Aufgabenbeschreibung klar? 
• Welche Kompetenzen benötigen Freiwillige hierfür?
• Wie ist die Zusammenarbeit mit den Freiwilligen geregelt?
• Bei Fragen und Unsicherheiten bzgl. des Aufgabenprofils: kontaktieren Sie uns!

2. Ansprechperson für Freiwillige festlegen

• Wer kann als feste Ansprechperson für Freiwillige angegeben werden?
• Diese Person sollte verlässlich erreichbar sein, zügig auf Anfragen von Freiwilligen reagieren können und möglichst ein gewinnendes Wesen haben
• Wählen Sie die Ansprechperson mit Bedacht aus - sie spielt eine wesentliche Rolle bei der Bindung von Freiwilligen

3. Versicherungsschutz klären

• Freiwillige sollten über die Einrichtung, in der sie tätig sind, unfall- und haftpflichtversichert sein. Klären Sie die Versicherungsfrage! Kontaktieren Sie uns hierzu gerne. 
• Wenn Sie keine Versicherungen über Ihre Organisation abschließen können, sind Freiwillige auch über die Bayerische Ehrenamtsversicherung abgesichert. Machen Sie sich schlau!

4. Anerkennungskultur

• Wie wollen Sie das freiwillige Engagement in Ihrer Einrichtung würdigen?
• Welche Möglichkeiten haben Sie hierfür? 

5. Kostenerstattung

• Werden den Freiwilligen Kosten erstattet? (z.B. Ausgaben für Material, Fahrtkosten etc.)
• Ist festgelegt, welche Kosten erstattet werden?
• Ist festgelegt, wie die Kosten erstattet werden?

Die Zusammenarbeit mit Freiwilligen ist kein Selbstläufer. Gestalten Sie den Prozess deshalb bewusst! 

1. Einbindung neuer Freiwilliger

• Nehmen Sie zügig Kontakt zu neuen Interessierten auf.
• Vereinbaren Sie ein persönliches Gespräch, um Interessierte kennenzulernen sowie Ihre Einrichtung  und das Aufgabenfeld vorzustellen.
• Planen Sie genug Zeit für dieses Gespräch ein. Es sollte nicht zwischen Tür und Angel stattfinden. 
• Seien Sie "welcoming"! Nehmen Sie neue Freiwillige freundlich auf und sensibilisieren Sie auch die "alten Hasen" in Ihrem Team dafür. 
• Zeigen Sie die Räumlichkeiten, erklären Sie die Abläufe in Ihrer Organisation und besprechen Sie ausführlich die Rahmenbedingungen.
• Nehmen Sie neue Freiwillige sofort in Ihren Verteiler auf und lassen Sie sie an der Kommunikation in Ihrer Organisation teilhaben.
• Stellen Sie neuen Freiwillige eine feste Ansprechperson zur Seite, die bei Fragen oder Problemen kontaktiert werden kann.

2. Begleitung der Freiwilligen

• Bleiben Sie am Ball: führen Sie regelmäßig Gespräche mit Ihren Freiwilligen. Fragen Sie, wie es Ihren Freiwilligen geht. Klären Sie dabei, ob das Aufgabenprofil noch passend ist, ob neue Aufgaben hinzukommen sollen oder ob sogar eine Überforderungssituation vorliegt. 
• Versorgen Sie Ihre Freiwilligen mit allen wichtigen Informationen rund um den Einsatzbereich.
• Kümmern Sie sich ggf. um passende Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten. 

3. Anerkennung

• Ihre Freiwilligen machen einen tollen Job! Sagen Sie DANKE! 
• Wertschätzen Sie das freiwillige Engagement Ihrer Ehrenamtlichen. Hierzu gibt es unzählige Möglichkeiten: von der Postkarte bis hin zum Sommerfest. Wenn Sie Ideen brauchen, kommen Sie gerne auf uns zu!
• Lassen Sie Ihre Freiwilligen von der städtischen Aktiv-Card profitieren. Mit dieser erhalten Ihre Ehrenamtlichen tolle Vergünstigungen in vielen städtischen Einrichtungen. Registrieren Sie sich für die Aktiv-Card! 

4. Verabschiedung

• Gestalten Sie auch den Abschied von Freiwilligen bewusst. 
• Würdigen Sie die Leistungen der Freiwilligen bspw. in einem Ehrenamtsnachweis. 

Der erste Eindruck zählt! Gestalten Sie deshalb das Erstgespräch mit neuen Freiwilligen bewusst. Folgende Punkte sollten auf jeden Fall thematisiert werden:

1. Begrüßung

• Planen Sie genug Zeit für das Gespräch ein
• Schaffen Sie eine ruhige und freundliche Gesprächsatmosphäre
• Stellen Sie sich gegenseitig vor
• Erklären Sie Ihre Funktion (z.B. Ansprechperson für Freiwillige)

2. Vorstellung der Einrichtung

• Stellen Sie die Ziele, Aufgaben und aktuelle Projekte Ihrer Einrichtung vor
• Erzählen Sie etwas über die Geschichte Ihrer Organisation
• Erwähnen Sie, ob es Haupt- und Ehrenamt in Ihrer Organisation gibt und wie die Zusammenarbeit geregelt ist
• Zeigen der Räumlichkeiten

3. Vorstellung der freiwilligen Tätigkeit

• Klärung des Aufgabenprofils
• Klärung des inhaltlichen und zeitlichen Umfangs der Tätigkeit 
• Klärung der gegenseitigen Erwartungshaltung 
• Darstellung der Zielrichtung

4. Vorstellung der freiwilligen Person

• Abfrage der Motivation
• Abfrage der Erfahrungen, Kenntnisse, Fähigkeiten
• Abfrage der Wünsche

5. Rahmenbedingungen

• Ansprechperson für Freiwillige, Erreichbarkeit
• Versicherungsschutz
• Kostenerstattung
• Regelmäßige Gespräche
• Einbindung ins Team
• Kommunikationsstandards der Einrichtung​​​​​​​
• evtl. Beantragung Führungszeugnis

6. Abschluss

• Erfassen der Kontaktdaten
• evtl. Mitgabe von Formularen
• Vereinbarung über weiteres Vorgehen